一种智能电话管理系统及其使用方法，包括多个固定电话和电脑，多个固定电话通过控制信号传输装置连接电脑，电脑内设有控制器，控制器内设有来电管理单元、录音单元、处理器、操作单元、译码电路、编码电路、拨号电路，处理器分别连接来电管理单元、录音单元、操作单元、译码电路、编码电路，所述编码电路连接拨号电路，本发明工作原理简单，智能化程度高，解决了传统的拨号方式先从网站上查找号码再进行手工拨号费时、费力、易错的弊端，同时方便对多个固定电话同一管理，提高了管理效率。